在这种定额备用金系统中，小额现金资金的余额始终保持固定或不变。要固定的金额是在开始或第一次在建立的基金中决定的。在此期间，小出纳支付费用并为此保留凭证。
最后，收银员将凭证连同凭证一起提交给首席出纳。对帐后，用于支出的现金将得到报销，并将定额备用金现金基金维持在初始固定金额。浮动是用于授予金额的术语。
在任何时候，持有的现金加上小额现金券应等于初始定额备用金金额。
定额备用金系统小额现金的流程如下 -
在会计期间开始时从现金账户中提取固定数额的定额备用金，并继续保持相同数额。
在日记帐分录中，小额现金帐户将贷记并借记现金帐户。需要记住的重要一点是，定额备用金不会更改，并且不会在总分类账中进一步记录小额现金账户。
基金成立后，现在小额现金用于一定时期内的支付。每笔付款均附有发票或付款凭证，并附有小额收银员和当事人的双重签名。
期末对小额现金账簿进行平衡和核对。金额与凭证交叉核对，并报销金额以维持原始定额备用金金额。
如果持有的现金和小额现金券之间有任何错误，可能是记录错误，这些错误需要更正/注销。如果未检测到错误，则偿还静止金额以维持初始定额备用金金额。错误金额在零用现金日记账分录中记录为杂项费用。
如果公司想要增加小额现金基金，则在总分类帐（小额现金账户）中进行过账。现在，总金额记录在小额现金簿的收款方
定额备用金系统小额现金的优缺点如下 -
最大限度地减少错误。
节约成本。
有效的方法。
应定期审查。